La documentation sur support électronique , que ce soit sur disquette, sur cédérom ou par Internet, est maintenant disponible depuis plus d'une dizaine d'années. Le nombre de ces documents est sans cesse croissant. Notre collection de cette catégorie de documents reflète de plus en plus cette réalité.
Médium de transport d'information peu dispendieux et outil de recherche puissant et convivial en sont les principales caractéristiques. Cependant l'accessibilité à cette documentation nécessite une infrastructure particulière qui peut s'avérer coûteuse.
Le contenu est d'une très grande variété, à l'instar de la documentation sur papier. Elle se présente aussi sous des formes très variées : documents autonomes certes (souvent la copie conforme de ce qu'on reçoit sur papier), mais aussi documents d'accompagnement, publicités, etc.
De plus en plus, la Bibliothèque fait face à des problèmes de consultation et d'entreposage de cette documentation. Cependant , l'expérience accumulée par les responsables de cette documentation indique quelques voies à suivre. En effet, on constate que beaucoup de nouvelles acquisitions, notamment les documents sur disquette, servent très peu ou pas du tout.
Cette politique (qui sera nécessairement évolutive) a donc comme objectif principal de favoriser la conservation et surtout l'accès à la documentation électronique, soit les cédéroms et les disquettes.
N.B.: La documentation disponible sur Internet et acquise par la Bibliothèque fait l'objet d'une politique distincte.
La documentation provient de deux sources :
2.1 DOCUMENTS ACQUIS PAR ACHAT: par abonnement surtout (banques bibliographiques, etc.) mais aussi par achat ponctuel.
Une politique budgétaire multidisciplinaire et disciplinaire s'applique. Le sigle de localisation lors du choix budgétaire est GCD pour les CSHS, SCD pour les CS, etc.
2.2 DOCUMENTS ACQUIS EN DON, etc.: dépôt universel (à l'exception des documents que la Bibliothèque est tenue de conserver), documents d'accompagnement, documents publicitaires, etc.
La documentation électronique (sur cédérom et sur disquettes) suit , dans la mesure du possible, les modèles actuels de choix , de catalogage , de traitement , de consultation et d'entreposage , sauf les particularités suivantes :
3.1 DOCUMENTS ACQUIS PAR ACHAT :
La consultation et l'entreposage se font selon les modalités suivantes , à moins de décisions contraires auxquels cas , suivre 3.2.
Bibliothèque générale:
Une révision annuelle peut amener à revoir la meilleure consultation et le meilleur entreposage de certains titres.
Bibliothèque scientifique:
Règle générale:
Étant donné leur provenance et la possibilité qu'ils soient peu ou pas utilisés, les documents , une fois leur choix approuvé, ne font pas l'objet d'une installation systématique de leur logiciel de consultation , ne sont pas placés dans des boites ("caddies") et sont entreposés dans un endroit particulier , à moins de décisions contraires auxquels cas , suivre 3.1 et à moins des exceptions suivantes:
Les mentions de localisation sont spécifiques (par ex. Salle des cédéroms).
Les documents qui font l'objet d'une installation: la notice indiquera En traitement jusqu'à ce que l'installation soit complétée.
Les documents autonomes qui ne font pas l'objet d'une installation: la notice signalera la possibilité d'une installation sur demande avec délai de trois jours ouvrables.
5.1 DOCUMENTS ACQUIS PAR ACHAT: cf. 3.1
5.2 DOCUMENTS ACQUIS EN DON, etc.:
Documents d'accompagnement
Disquettes;
Biblibliothèque générale: version originale seulement (aucune copie). Si besoin est, insertion dans une pochette ou une boite;
Biblibliothèque scientifique: copie (original placé au bureau du personnel technique);
Cédéroms:
Bibliothèque générale: insertion dans le document.
Bibliothèque scientifique: code à barres et insertion dans une pochette dans le document.
Documents autonomes (disquettes et cédéroms):
Insertion dans une boite de plastique, sinon une pochette, avec étiquette de cote, code à barres et carte de prêt et instructions de disponibilité.
6.1 DOCUMENTS ACQUIS PAR ACHAT: cf. 3.1
6.2 DOCUMENTS ACQUIS EN DON, etc.:
7.1 DOCUMENTS AUTONOMES (sur disquettes ou sur cédéroms uniquement):
Bibliothèque générale:
7.2 DOCUMENTS D'ACCOMPAGNEMENT (que ce soit le document électronique qui soit l'accompagnateur ou l'inverse)
Bibliothèques générale et scientifique:
Les documents sont placés dans le volume , à moins que, pour des raisons particulières, le volume soit placé sur les rayons et les disquettes ou les cédéroms soient entreposés dans un endroit séparé et approprié.
Robert Crispo
Conseiller à la documentation
1998.03.04