Étant donné que dans l'environnement Exchange, on fonctionne avec le principe que la boîte de courriel est attachée à l'individu (via l'IDUL), la problématique qui se pose lors d'un changement d'unité ou d'un départ est différente de celle où la boîte de courriel est ratachée à une adresse de courriel. À cet effet, vous trouverez ci-dessous la procédure à suivre lorsqu'une personne change d'unité de rattachement à l'interne ou quitte l'Université. Cette façon de fonctionner a été mise au point par un groupe de travail qui s'est penché sur les nouvelles particularités de l'environnement Exchange lors de mouvements de personnel.

1) Changement d'unité de rattachement

• informer l'individu devant quitter d'épurer sa boîte de courriel de tout message ayant un caractère privé ou personnel;
• une fois l'épuration est faite, effectuer une copie du contenu de la boîte de courriel (aux fins des besoins de gestion et de continuité des activités de l'unité);
• détruire le contenu de la boîte de courriel exception faite des contacts et du calendrier;
• procéder à la réactivation de la boîte de courriel de l'individu avec sa nouvelle adresse de courrier électronique dans la nouvelle unité.

• Aucune redirection d'adresse de courriel n'est permise lorsqu'un individu quitte une unité ou son emploi à l'Université. En principe, aucune redirection de courriel ne doit se faire sauf pour les adresses de courriel ou boîtes de courriel génériques ou de fonction (ex. doyen@domaine.ulaval.ca , domaine@domaine.ulaval.ca, etc.).
• Lorsqu'un individu quitte une unité ou l'Université, une entente doit être prise entre le détenteur du compte de courriel et la direction de l'unité pour qu'il élimine de son compte de courriel les messages à caractère personnel dans un délai de temps fixé entre les parties. Après ce délai, on peut acheminer, s'il y a lieu, les courriels restant s'ils s'avèrent utiles aux activités de l'unité et le compte de courriel (incluant l'adresse de courriel associée) est désactivé ou détruit.
• Lorsque l'adresse de courrier électronique doit demeurer active, on doit utiliser la fonction " répondeur automatique " afin de préciser le départ de la personne à tout individu transmettant du courrier électronique et indiquer à qui doivent dorénavant être acheminés les courriels.

Note 1: À moins qu'un individu ne poursuivre la prestation de certains services à l'Université après un départ à la retraite (comme c'est quelquefois le cas pour les professeurs), l'adresse de courriel doit être détruite.

J'ai constaté que certaines unités maintiennent dans leur domaine les adresses de courriel des personnes qui sont parties à la retraite. Cette façon d'opérer est à éviter.

Les personnes qui prennent leur retraite et qui souhaitent conserver un contact avec l'Université, doivent être référées à l'Association des retraités de l'Université (ARUL) afin qu'une adresse de courriel soit créée dans le domaine "ARUL.ULAVAL.CA".

Note 2: Il faut privilégier l'accès d'une adresse de courriel à une boîte de courriel, plutôt que de faire des redirections sur des adresses de courriel.

Note 3 : L'annexe 4 de la politique de sécurité sera modifiée en ce sens.

Note 4 : Comme rien n'est parfait, les cas particuliers seront gérés à la pièce.