À propos d'Intranet et d'Intranet-archives

On peut définir l'Intranet de la Bibliothèque comme un site Web dont le contenu est dédié à l'organisation interne; ce contenu permet d'assurer l'accessibilité à une très grande variété d'information reliée à la gestion des activités quotidiennes et réservée au personnel de l'institution. L'Intranet de la Bibliothèque a été créé en 1997 et il est depuis en continuel développement et expansion.

L'Intranet contient les informations jugées utiles pour le personnel, entre autres des informations relatives au personnel, des politiques et procédures documentaires, des méthodes administratives, des informations dans le domaine de la bibliothéconomie et des sciences de l'information, des rapports annuels, les comptes rendus des comités, groupes de travail, etc. L'Intranet comprend également une page relative au Support informatique par le biais de laquelle vous pouvez acheminer des demandes d'aide aux personnes concernées, une page Nouveautés pour permettre de signaler les ajouts et enfin, une page Index Où trouver? pour faciliter la recherche d'information.

Afin de sauvegarder toute la pertinence au quotidien de notre Intranet et de ne pas l'alourdir indûment, il a été décidé en 2001-2002, de créer un Intranet-archives pour y archiver ce qui doit être conservé, mais qui n'est plus d'utilité courante. En règle générale, l'Intranet courant ne conserve que ce qui est en vigueur ou à jour et seulement deux ans de rétrospectif. Il peut y avoir des exceptions à la règle générale des deux ans de rétrospectif. Ainsi, les compte rendus de réunions des chefs d'équipe du catalogage, qui sont des documents de travail au même titre que des politiques et procédures toujours en vigueur.

Qu'est-ce que l'Intranet-archives?

Nous conservons dans l'Intranet-archives le rétrospectif des compte rendus de réunions de comités, les documents relatifs à la mission de la Bibliothèque, les rapports, les hommages aux employés, les politiques et procédures qui ne sont plus en vigueur. Nous ne conservons pas tout, mais bien ce que nous devons conserver pour répondre aux règles d'archivage des documents administratifs de la Division des archives de l'Université.

Passages de l'Intranet à l'Intranet-archives?

Il y a, dans chaque section de l'Intranet comme de l'Intranet-archives où cela est applicable, un lien permettant de passer de l'un à l'autre.

Le moteur de recherche (Index où trouver?) permet de spécifier si l'on recherche dans l'Intranet courant ou bien dans l'Intranet-archives seulement ou bien dans les deux. Pour le moteur, il s'agit de deux recherches car Intranet et Intranet-archives sont des sites distincts.

Le transit de fichiers vers l'Intranet-archives est effectué par les gestionnaires de l'Intranet, une fois par année. L'année est celle de l'administration de l'Université, soit du 1er juin au 31 mai.

De qui relève le dossier de l'Intranet et à qui s'adresse-t-il?

L'Intranet s'adresse à tous les membres du personnel. De plus, toute personne qui le désire peut formuler des suggestions pour en améliorer le contenu et le rendre plus dynamique. Aussi, vous pouvez faire parvenir toute question, suggestion ou commentaire à l'adresse suivante: Intranet@bibl.ulaval.ca

Qui alimente l'Intranet?

Bien entendu, les secrétaires des différentes divisions et sections ont un rôle important à jouer dans l'alimentation de l'Intranet. Cependant, toute personne productrice d'information peut également enrichir le contenu de l'Intranet.

Les demandes de chargement de fichier doivent être acheminées à Denise Bonnelly après avoir copié vos fichiers dans les sous-répertoires appropriés qui se trouvent sur f:\intranet. La structure des répertoires et sous-répertoires disponibles sur f:\intranet correspond entièrement à celle qui se trouve sur le serveur de l'Intranet.

L'archivage annuel de certains répertoires et fichiers vers l'Intranet-archives est effectué par Marie Parent.

Vous avez besoin d'aide?

Tous les membres du Comité de gestion des serveurs d'information responsable de l'Intranet sont disponibles pour vous apporter l'aide nécessaire. Cependant, Denise Bonnelly et Marie Parent sont désignées comme personnes ressources pour toutes questions relatives au langage HTML, au logiciel WebExpert et à l'adressage des fichiers (adressage relatif pour les liens hypertextes).

Il est possible d'accéder à l'Intranet comme à l'Intranet-archives de l'extérieur de la Bibliothèque. Cet accès est cependant réservé aux employés et retraités de la Bibliothèque. Accès intranet de l'extérieur.